你最該培養的,其實是管理時間的習慣:4張重要而有效的列表

01作息時間表


只有充分地利用時間,才能夠使你的工作學習有條不紊。制作一個屬于你的工作時間表,將會使你受益無窮。

有一個高效工作法則:你可以將一天24小時分成幾大段,使你的時間安排得有條不紊:8小時工作,8小時休息(飲食、交通、娛樂等)和8小時睡眠。但通常的情形是,你工作的時間可能占用了你休閑的時間,而休閑的時間又是犧牲睡眠換來的。也就是說,你沒有合理地按你排好你的時間。

以下是高效安排時間的四個法則:


·吃飯的時間吃飯。不要允許自己在用餐時間內攪合一些最好在其他時間處理的事。

·睡覺的時候睡覺。不要讓一些非睡眠的活動來攪合你的睡眠時間。

·休閑地時候休閑。決不能把工作和休閑混在一起。比如你的某項交易一定是在經銷處成交,絕對不應在健身房完成。

·工作地時候工作。工作時間可以衡量一個人事業是否成功,因此工作時間內,千萬不能浪費時間,尤其不要讓別人浪費你的時間。

有些事是浪費時間的,分清楚它們非常重要。以下就是一些典型例子:

那些沒事到你辦公室串門聊天的人。(你要學會說不,辦公室是辦公場所,不是用來聊天的地方。)

在飲水機前或其他類似的地方逗留,聊些三姑六婆的事。(拿了你的水就趕緊回到你的辦公桌前去吧。)

打電話就可以解決的事,卻以冗長的信件代之。(同時要避免少打私人電話。)

閱讀那些跟工作一點關系也沒有的報章雜志。

午餐時間過長。(在這上面浪費時間是最可惜的。)

休息時間太多。(應該好好想一想了,我為什么會這樣?)

講話沒有重點。(記住,講話簡明扼要并切中要點可以節省不少時間。)

會議開得沒完沒了。(會議的開始和結束都要準時。)

一天可以完成的事情一拖再拖。(事情一旦做了,未完成前就不回家;或許來日方長,但今天才是最重要的。)

如果放松警惕,這些浪費時間的事務都會將你一天的時間銷蝕殆盡。



02工作進度表

在確定了自己的工作計劃并為之奮斗之后,你就要時不時地檢查一下,自己目前的進度是否能夠按時完成任務,自己下一步的工作又是什么。而在這個時候,列一張表是最簡單而且有效地方法了。

就像每一個公司都要有收支升降表一樣,你也要有一張屬于你自己的工作進度表。有了工作進度表,可以使我們對自己的目標更明確,而具體該做的事情也會一目了然了。

制定目標是為了達到目標,目標制定好之后,就要付諸行動去實現它。如果不化目標為行動,那么所制定的目標就成了毫無意義的東西。

實際上,相對來說制定目標倒是很容易的,難的是付諸行動。制定目標可以坐下來動腦子去想,而實現目標卻需要扎扎實實地行動,只有行動才能化目標為現實。

許多人都制定了自己的人生目標,但是就是因為不知道該做的工作是什么,或是要達到怎樣的進度,而漸漸地對目標模糊起來,最后在無比的茫然之下,失去了對目標的信心。

由此可見,我們需要及時地了解自己的工作進度,并制定下一步的行動計劃,只有這樣,我們才能一步步的邁向成功。

關于制定工作進度表,這里有如下建議:

(1)列出立即可以做的事。從最簡單、用很少的時間就可完成的事開始。

(2)持續5分鐘的熱度。要求自己針對已經拖延的事項不間斷地做5分鐘:你可以把鬧鐘設定每5分鐘響一次;然后,著手利用這5分鐘;時間到時,停下來休息一下。休息時,可以做個深呼吸,喝口咖啡。之后,欣賞一下這5分鐘的成績。接下來重復這一過程,直到你不需要鬧鐘為止。

(3)運用切香腸的技巧。所謂切香腸的技巧,就是不要一次吃完整條香腸,最好是把它切成小片,小口小口的慢慢品嘗。

同樣道理也可以運用在你的工作上,先把工作分成幾個小部分,分別詳列在紙上,然后把每一部分細化分為幾個步驟,使得每一個步驟都可以在一個時間段(或工作日)之內完成。

每次開始一個新的步驟時,不到完成,絕不離開工作區域。如果一定要中斷的話,最好是在工作告一段落時,以使得工作容易銜接。

(4)在工作進度表上記下所有的工作時間(比如日期)。把開始日期,預定完成日期,還有期間各階段的完成期限記下來。不要忘了切香腸的原則:分成小步驟來完成,一方面能減輕壓力,另一方面還能保留推動你前進的適當壓力。

如果你一貫喜歡拖延,現在就開始工作吧!



03社交活動表

身處現代社會,一個人的力量是無法使其達到事業的頂峰的,你必須有別人的幫助,也就是說,你必須有一個能對你產生幫助的“智囊團”。

那么怎樣建立一個“智囊團”呢?請牢記以下的提議。

(1)你確定自己的追求目標之后,便延攬有關的專門人才去輔助你達成愿望。

(2)你要決定用什么方式去酬勞這些智囊團的成員。沒有一個人可以在缺乏酬勞的情況下死心塌地地為你工作;也沒有一個聰明人會要求別人在沒有酬勞的情況下為他工作----雖然這種酬勞并不一定是金錢。

(3)每周至少與他們見2次面,如果可能的話,次數多一點更好;你們不是無的放矢地見面,而是通過會議定出一個完整的計劃。

(4)你要和他們保持高度和諧的合作,而這需極佳的個人修養和人際關系技巧。

(5)意見的分歧是在所難免的,你要懂得”掌舵“,方可以使這個集團流暢向前而不至漂泊不定。

(6)你要公正嚴明,不要偏袒任何一方,要時常細心地照顧成員的感情與感受。

(7)金錢無疑是你們的共同目標,但你要懂得帶引成員去成長和進化,才能保證集團的持久和永恒性。



04創新想法表


每天列一張表,把你的想法念頭都寫下來,經過長時間的積累,你就擁有了一大堆點子,這些都是你的財富。想想吧,在工作里,你擁有了無窮的創新想法,你就會在工作中把握先機,從而取得領先。

你可以在這張表中羅列如下內容:

(1)及時記錄一些新的想法。人們在工作、生活、交際和思考的過程中,常會出現許多想法,而其中的大部分都會因為不合時宜而被人們放棄直至徹底忘卻。從來就不存在“壞主意”這個詞匯。三年前你的某個想法也許顯得不合時宜,而三年后卻可以成為一個真正的好主意。如果你能及時地將自己的想法記錄下來,那么,當你需要新主意時,就可以從回顧舊主意著手。而這樣做,并不僅僅是給舊主意新的機會,在這個過程中,可以更容易地捕捉到新的創新性的想法。

(2)自己提問自己。如果不問許多為什么,你就不會產生許多創新性的見解,你的工作就會因為沒有創造性而陷入被動。沒有任何事情是理所當然的結果。那些不明確的,看來似乎是一時沖動之中提出的問題,往往包含著許多創新性思維的火花。

(3)經常表達出自己的想法。如果你有了想法,不管是什么樣的想法,你都應該表達出來。如果是獨自一人,你就對自己表達一番;如果你身處群體之中,不妨告訴他人共同進行探討。

一個人一生中的大多數想法,都被無意識地自我審查所否決。這種無意識地自我審查機制將一切離奇的想法都當做“雜草”,巴不得盡快加以根除。

循規蹈矩的心境里沒有“雜草”,但循規蹈矩的心境也沒有創造力。你想要有創造力,就必須照料好每一株“雜草”,把他們當做有經濟價值的新作物。

你要把不尋常的離奇想法說出來,把他們從頭腦中解放出來。一旦他們進入到交流領域之中,便能夠免受無意識領域中的自我審查機制的摧殘。這樣做,使你有機會更仔細更充分地去審視、探索和品味,去發現他們真正的使用價值。